Schválení z e-mailu
E-mail s možnostmi odpovědi. Schvalovatel nemusí otevírat žádnou aplikaci a funguje to i na telefonu.
Případová studie · Microsoft 365 · Power Automate
Plánovač dovolené, který se schvaluje přímo z e-mailu
Ukázkové řešení pro výrobní firmu: žádost o dovolenou vznikne ve formuláři, nadřízený ji schválí jedním kliknutím v e-mailu a o zbytek se postará automatizace. Zůstatky, kalendář i přehled týmu se aktualizují samy.
Výchozí problém
V malých a středních výrobních firmách se dovolená často řeší e-mailem, papírem nebo sdílenou tabulkou. Nadřízený nevidí, kdo je ještě pryč. Zůstatky dnů se přepisují ručně. Žádost se ztratí ve schránce.
Cíl dema: ukázat, že se dá postavit funkční schvalování bez vlastního vývoje a bez dalších licencí nad rámec Microsoft 365. Nad stejnými principy jde postavit i další procesy, třeba schvalování odchylek, reklamací nebo auditních zjištění.
Jak to funguje
Microsoft Lists nebo Formspodání žádosti
SharePoint seznamŽádosti o dovolenou
Power Automateřídí celý tok
Co flow dál obsluhuje
Excelnadřízení, zástupy, číselníky
SharePoint seznamZůstatky dovolené
Outlooke-mail s tlačítky Schválit / Zamítnout, odpověď se vrací do flow
Pozvánka do kalendářepo schválení
Excelpřehled žádostí
Hlavní záznam žije v SharePointu. Excel slouží jako přehledná tabulka pro vedoucí a jako číselník pro pravidla.
Průběh jedné žádosti
- PodáníZaměstnanec vyplní seznam v Microsoft Lists nebo formulář v Microsoft Forms. Obě cesty končí ve stejném seznamu.
- VýpočetFlow spočítá počet dnů, doplní řádek do Excelu a načte zůstatek zaměstnance.
- KontrolaU typu Dovolená flow ověří, že zbývá dost dnů. Jiné typy se zůstatkem nehýbou.
- SchvalovatelZ tabulky nadřízených se určí, komu e-mail půjde. Když je u nadřízeného zapnutý zástup, jde ke zástupci.
- Kolize v týmuE-mail obsahuje seznam kolegů z týmu, kteří mají ve stejném termínu schválené volno.
- RozhodnutíSchvalovatel klikne na Schválit nebo Zamítnout přímo v e-mailu, bez přihlášení do systému.
- DokončeníStav se zapíše do seznamu i do Excelu, odečte se zůstatek a zaměstnanci přijde pozvánka do kalendáře.
Co řešení umí
Zástup nadřízeného
Zástup se zapíná jedním políčkem v tabulce nadřízených. Žádosti pak jdou na zástupce, i když má externí adresu.
Přehled kolizí
Před rozhodnutím vidí schvalovatel, kdo z týmu je ve stejném termínu pryč.
Zůstatky dnů
Automaticky se odečítá jen dovolená. Banka hodin, lékař a jiné absence se schvalují a evidují, ale zůstatek neovlivní.
Kalendář
Po schválení vznikne událost v kalendáři v Outlooku a zaměstnanec dostane pozvánku.
Dva vstupy, jeden záznam
Lists i Forms zapisují do stejného seznamu, takže přehledy a pravidla se píšou jednou.
Co se odečítá a co ne
| Typ | Schvaluje se | Odečítá zůstatek | Kalendář |
|---|---|---|---|
| Dovolená | ano | ano | ano |
| Banka hodin | ano | ne | ano |
| Lékař | ano | ne | ano |
| Jiné | ano | ne | ano |
Co jsem se při stavbě naučil
Časy v datech
Formulář a ruční zadání ukládají stejný den s jiným časem. Kontrola překryvů proto porovnává celé dny, ne okamžiky.
Excel jako pravidla
Nadřízené, týmy a zástupy upravuje vedoucí v tabulce. Do flow se zasahovat nemusí.
Čas v kalendáři
Konektor Outlooku chce časové pásmo v přesném zápisu. Chybný název shodí celý krok, proto se zadává jako přesná hodnota.
Omezení dema. Demo běží v testovacím tenantu. Pro ostré nasazení se odchozí pošta řeší z vlastní domény zákazníka s nastaveným SPF, DKIM a DMARC, což je běžný krok každého nasazení.
Použité technologie
Power AutomateSharePoint / ListsMicrosoft FormsExcel OnlineOutlookVýrazy ve flowSharePoint REST
Kam dál
Stejný vzor (formulář, záznam, schválení z e-mailu, zápis do evidence) se hodí na procesy z kvality a výroby: schvalování odchylek, nahlášení neshody, kontrola auditních zjištění nebo žádosti o změnu.
Chcete něco podobného u sebe?
Stačí pár vět o tom, co dnes děláte ručně. Ozvu se s návrhem a řeknu vám, jestli se to vyplatí.